Pengertian Dokumen Perusahaan

Mungkin timbul pertanyaan apa yang dimaksud dengan Dokumen Peursahaan? Hal ini dijabarkan dalam Pasal 1 butir 2 Undang-Undang Dokumen Perusahaan, sebagai berikut:

Dokumen Perusahaan adalah data, catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya. Baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca dan didengar.

Selanjutnya, dalam Pasal 2 Undang-Undang Dokumen Perusahaan disebutkan:

Dokumen Perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya.

Sedangkan dalam pasal 3-nya disebutkan:

Dokumen keuangan terdiri dari catatan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keungan yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatua perusahaan.

Mungkin timbul pertanyaan, apakah pembuatan catatan dan data dokumen merupakan suatu keharusan bagi pengusaha? Hal ini dijabarkan dalam Pasal 8 UndangUndang Dokumen Perusahaan sebagai berikut:

Setiapa perusahaan wajib membuat catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sesuai dengan kebutuhan perusahaan;
Catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat dengan menggunakan huruf Latin, angka Arab, satuan mata uang Rupiah, dan disusun dalam bahasa Indonesia;
Dalam hal ada izin dari Menteri Keuangan, catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) disusun dalam bahasa asing.

Dalam penjelasan pasal ini disebutkan penggunaan kata “wajib” dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan adanya kewajiban perusahaan membuat catatan, agar setiap saat dapat diketahui keadaan, hutang, modal hak dan kewajiban perusahaan, untuk melindungi baik kepentingan perusahaan, kepentingan maupun kepentingan pihak ketiga.

Kewajiban tersebut bersifat keperdataan, sehingga risiko yang timbul karena tidak dilaksanakannya kewajiban tersebut menjadi tanggungjawab perusahaan yang bersangkutan.

Yang bermaksud dengan ”sesuai dengan kebutuhan perusahaan’’ adalah bahwa walaupun setiap perusahaan diwajibkan membuat catatan, tetapi mengenai bentuk dan kedalaman isi catatan yang dibuat, dilakukan sesuai dengan sifat perusahaan.

Penggunaan kata “wajib” dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa catatan tersebut dibuat sesuai dengan ketentuan dalam ayat ini, misalnya harus menggunakan huruf Latin dan disusun dalam bahasa Indonesia.

Dengan demikian, apabila catatan tidak dibuat dengan menggunakan huruf latin dan tidak disusun dalam bahasa Indonesia, maka secara hukum, perusahaan tersebut dianggap belum membuat catatan, dan kelalaian tersebut menjadi tanggungjawab perusahaan yang bersangkutan.

Pada dasarnya catatan harus disusun dalam kepentingan tertentu sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang perpajakan, dengan izin Menteri Keuangan catatan dapat disusun dalam bahasa asing.

Berapa lama catatan/dokumen perusahaan harus disimpan? Hal ini dijabarkan dalam Pasal 11 UndangUndang Dokumen Perusahaan sebagai berikut:

Catatan sebagaimana dimaksud dalam pasal 5, bukti pembukuan sebagaimana dimaksud dalam pasal 6, dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a, kewajiban disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan;
Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b, jangka penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, jangka waktu penyimpanannya ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut;
Jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3), disusun oleh perusahaan yang bersangkutan dalam suatu jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan;
Kewajiban penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2) dan ayat (3) tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti seusai dengan kebutuhan sebagaimana ditentukan dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, atau untuk kepentingan hukum lainnya.