Latar Belakang Undang-Undang Dokumen Perusahaan

Sehubungan dengan kemajuann teknologi,maka ketentuan dalam pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang dirasakan tidak memadai lagi.

Untuk itu pemerintah mengeluarkan undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang dukumen perusahaan, lembaran Negara tahun 1997 nomor 18, tanggal 24 maret 1997, selanjutnya di sebut undang-undang dokumen perusahaan.

Latar belakang munculnya undang-undang dokumen perusahaan dapat di uraikan dalam pertimbangan dikeluarkannya Undang-Undang Dokumen Perusahaan, yakni sebagai berikut :

Bahwa salah satu faktor yang mengurangi efektifitas dan efisiensi perusahaan adalah ketentuan yang mewajibkan penyimpanan buku, catatan dan neraca selama 30 (tiga puluh) tahun dan penyimpanan surat, surat kawat beserta tembusannya selama 10 (sepuluh) tahun sebagaimana diatur antara lain dalam Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum dagang (wetboek van Koophandel voor Indonesia, Staatsblad 1847:23), sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya di bidang ekonomi dan perdagangan;
Bahwa ketentuan yang mewajibkan penyimpanan dokumen sebagaimana tersebut dalam huruf c dan ketentuan-ketentuan dalam peraturan perundagundangan yang berkaitan dengan tatacara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip yang selama ini berlaku, menimbulkan beban ekonomis dan adminsitratif yang memberatkan perusahaan;
Bahwa pembuatan dan penyimpanan dokumen, tetap diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan pra pihak dalam suatu hubungan hukum, karena itu kewajiban membuat dan menyimpan dokumen harus tetap dijalankan dengan mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan administrative yang memberatkan, untuk itu perlu diadakan pembaharuan mengenai media yang membuat dokumen dan pengurangan jangka waktu penyimpanannya;
Bahwa kemajuan tekhnologi telah memungkinkan catatan dan dokumen yang dibuat di atas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik.

Selanjutnya dalam penjelasan umum UndangUndang Dokumen Perusahaan disebutkan:

Ketentuan sebagaimana tercantum dalam Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847:23) yang mewajibkan setiap orang menjalankan perusahaan menyelenggarakan pencatatan tentang hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan dan menyimpan dokumen tersebut antara 10 (sepuluh) sampai dengan 30 (tiga puluh) tahun, sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya di bidang ekonomi dan perdagangan dewasa ini.

Selain ketentuan wajib menyimpan dokumen sebagaimana diatur dalam pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847:23), juga ketentuan undang-undang dan peraturan perundang-undangan lainnya yang berkaitan dengan tata cara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip menimbulkan beban yang berat bagi perusahaan karena pelaksanaannya memerlukan ruang yang luas, tenaga, waktu, perawatan dan biaya besar.

Catatan yang berupa neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian dan bukti pembukuan serta data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan atau tulisan lain yang menggambarkan neraca tahunan, perhitungan rugi laba tahunan, rekening dan jurnal transaksi harian dikurangi masa penyimpanannya dari 30 (tiga puluh) tahun menjadi 10 (sepuluh) tahun.

Sedangkan data pendukung adminsitrasi keuangan yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan dan dokumen lainnya, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan nilai guna dokumen yang disusun dalam jadwal retensi yang ditetapka dengan keutusan pimpinan perusahaan.

Sejalan dengan upaya mengurangai jangka watku penympanan, penerpana tekhnologi maju di bidang informatika telah memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat atas kertas atau sarana lainnya dapat dilaihkan untuk disimpan dalam microfilm atau amedia lainnya.

Pemakaian microfilm atau media lain tersebut dapat dipastikan semakin banyak digunakan dalama kegiatan ekonomi dan perdagangan akrena lebih ekonomis. Untuk menjamin kepastian hukum, maka dokumen perushhaan yang disimpan dalam microfilm dan media lain, merupakan salah satu alat bukti yang sah.

Untuk menyederhanakan tata cata penyimpanan, pemindahan, pemusnahan dan penyerahan dokumen perusahaan, yang penting artinya bagi efisieensi kegiatan perusahaan seperti diuraikan di atas, undang-undang ini memberikan wewenang kepada perusahaan untuk melaksanakan penyimpanan, pemindahan, pemusnahan dan penyerahan dokumen tersebut berdasarkan jadwal retensi, baik menurut undang-undang ini maupun yang ditetapkan oleh pimpinan perusahaan.

Dengan diberlakukannya ketentuan-ketentuan yang mengatur dokumen perusahaan, maka pembuatan, penyimpanan, pemindahan, pemusnahan dan penyerahan dokumen perusahaan dapat dilakukan dengan sederhana, efektif dan efisien dengan tidak mengurangi kepastian hukum dan tetap melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum.

Ketentuan mengenai pelaksanaan penympanan, pemindahan, pemusnahan dan penyerahana dokumen yang diatur dengan undang-undang ini tidak dimaksudkan menghilangkan fungsi dokumen bersangkutan sebagai alat bukti atau kepentingan lainnya.

Oleh karena itu, undang-undang dan ketentuan peraturan perundangundangan lainnya yang berkaitan dengan Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847:23), misalnya pasal 396, pasal 397, pasal 398 dan pasal 399 KItab Undang-Undang Hukum PIdana tetap berlaku sepanjang belum diganti atau tidak bertentangan dengan undangundang ini.