Jangka Waktu Simpan Dokumen Perusahaan

Dalam penjelasan pasal ini disebutkan penggunaan kata ‘’wajib’’ dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan mengani hal yang harus dilakukan perusahaan, yakni menyimpan dokumen sebagaimana dimaksud dalam ayat ini selama 10 (sepuluh) tahun.

Dengan demikian, apabila sebelum jangka waktau 10 (sepuluh) tahun dokumen yang bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebut menjadi tanggungjawab perusahaan yang bersangkutan.

Yang dimakasud dengan ‘’nilai guna dokumen’’ adalah nilai dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaan dokumen dalam menunjang pelaksanaan kegiatan usaha perusahaan. Berdasarkan nilai guna dokumen yang bersangkutan, maka jangka waktu penyimpanannya dapat ditetapkan kurang dari 10 (sepuluh) tahun atau lebih dari 10 (sepuluh) tahun.

Sekalipun suatu dokumen telah melewati masa wajib simpan, tetapi dokumen tersebut tetap dapat dipergunakan sebagai alat bukti sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsan suatu tuntutan. Apakah dokumen dimusnahkan? Hal ini dijabarkan dalam Pasal 19 Undang-Undang Dokumen Perusahaan sebagai berikut:

Pemusnahan catatan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan
Pemusnahan data pendukung adminsitrasi keuangan sebagaimana dimakasud dalam Pasal 11 ayat (2) dan dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat 3 (tiga) dilaksanakan berdasarkan jadwak retensi;
Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, betanggungjawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal:

Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1); atau
Pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut msih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.

Selanjutnya dalam Pasal 21 Undang-Undang Dokumen Perusahaan disebutkan:

Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan Pasal 20, dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:

Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya pemusnahan;
Keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan
Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan.

Pada berita acara pemusnahan yang dimaksud dalam ayat (1) ditampilkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.

Bagaimana halnya dengan dokumen perusahaan yang dibatu berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab UndangUndang Hukum Dagang, apakah bisa dimusnahkan? Dalam ketentuan peralihan disebutkan sebagai berikut:

Buku, surat, catatan dan neraca yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847:23) wajib disimpan selama 30 (tigapuluh) tahun, dan pada saat berlakunya undang-undang ini telah disimpan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam undangundang ini (pasal 23).

Salinan surat dan telegram yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847:23) wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun, dan pada saat berlakunya undang-undang ini maa simpannya belum mencapai 10 (sepuluh) tahun, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam unndagundang ini. (Lihat Pasal 24).

Selanjutnya, dalam PAsal 29 Undang-Undang Dokumen Perusahaan disebutkan:

Semua ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847:23) tetap berlaku sepanjang brlum diganti atau tidak bertentangan dengan undang-undang ini.